Smena yopish va kassa nazorati: Z-hisobot, naqd farqi, kim javobgar

Kunning eng qimmatli 15 daqiqasi — smena yopilayotgan payt. Aynan shu daqiqalarda ma'lum bo'ladi: kassadagi pul hisobdagi pulga to'g'ri keladimi. Agar bu jarayon tartibga solinmagan bo'lsa, farq bir necha kun o'tib chiqadi va sababini topib bo'lmaydi.

Smena nimaga bog'lanadi

Ko'p tarqalgan xato — smenani odamga bog'lash. To'g'risi — kassa apparatiga bog'lash. Sabab oddiy: pul kassa yashigida turadi, odamda emas. Bir smenada ikki kassir almashishi mumkin, lekin yashiq bitta.

Shundan kelib chiqadigan qoidalar:

• Bitta kassada bir vaqtda faqat bitta ochiq smena bo'ladi
• Kassir almashsa — smena yopiladi va yangisi ochiladi, pul sanaladi
• Smena ochilishida boshlang'ich naqd (razmen) yoziladi

X-hisobot va Z-hisobot

Ikki hisobot bir-biriga o'xshaydi, lekin vazifasi boshqa:

• X-hisobot — oraliq. Smenani yopmaydi, shu paytgacha bo'lgan holatni ko'rsatadi. Kun o'rtasida menejer tekshiruvi uchun yoki inkassatsiyadan oldin olinadi. Kuniga necha marta olsangiz ham bo'ladi.
• Z-hisobot — yakuniy. Smenani yopadi va hisoblagichlarni nolga tushiradi. Kuniga bir marta, smena oxirida.

Amaliy foyda: kun o'rtasida X-hisobot olib, kassani sanab ko'rish odat qilinsa, kechqurungi farq deyarli yo'qoladi — chunki muammo kelib chiqqan payt aniq bo'ladi.

Z-hisobotda nima bo'lishi kerak

1. Umumiy tushum va cheklar soni
2. To'lov turlari bo'yicha taqsimot: naqd, karta, o'tkazma, aralash
3. Kassaga kirim (razmen qo'shish) va chiqim (inkassatsiya, rasxod)
4. Bekor qilingan taomlar va qaytarishlar
5. Berilgan chegirmalar
6. Kutilgan naqd qoldiq

Agar hisobotda faqat umumiy summa bo'lsa, u nazorat uchun yaroqsiz: naqd va karta aralashib ketadi va farqni topib bo'lmaydi.

Naqd pulni qanday sanash kerak

Formulasi oddiy, lekin tartibi muhim:

Kutilgan naqd = boshlang'ich razmen + naqd sotuv + kassaga kirim − inkassatsiya − naqd rasxod

Keyin:

Farq = sanalgan naqd − kutilgan naqd

Muhim qoida: avval sanang, keyin hisobotga qarang. Agar kassir kutilgan summani oldindan ko'rsa, u ongsiz ravishda shu raqamga moslashadi. Shuning uchun to'g'ri tartib: kassir pulni sanab, summani yozadi — shundan keyingina tizimdagi raqam ochiladi.

Sanash tartibi

1. Zaldagi barcha hisoblar yopilgan bo'lsin
2. Nominal bo'yicha sanang va varaqaga yozing
3. Sanalgan summani tizimga kiriting
4. Farqni ko'ring va izohini yozing
5. Inkassatsiya qiling, keyingi smena uchun razmenni qoldiring

Farq nima haqida gapiradi

Kichik farq har kassada bo'ladi: qaytim, yaxlitlash, shoshilinch xizmat. Lekin farqning xarakteri muhim:

• Kam chiqishi — qaytim xatosi, yozilmagan rasxod yoki o'g'irlik
• Ko'p chiqishi — bu ham muammo. Odatda kiritilmagan sotuv yoki noto'g'ri qaytim degani. «Ortiqcha pul» yaxshi yangilik emas.
• Doim bir tomonga og'ish — tasodif emas, jarayon yoki odam masalasi
• Faqat bitta kassirda — o'qitish yoki nazorat masalasi

Har farqqa izoh yozilishi shart, hatto kichik bo'lsa ham. Izohsiz farq bir oydan keyin tekshirib bo'lmaydigan ma'lumotga aylanadi.

Kim javobgar

Javobgarlikni bo'lish — nazoratning asosi:

• Kassir — pulni sanaydi va summani kiritadi
• Menejer — Z-hisobotni tasdiqlaydi va farqqa izoh qo'yadi
• Egasi yoki buxgalter — kunlik hisobotni tashqaridan ko'radi

Bir odam ham sanab, ham tasdiqlasa, nazorat yo'q. Bu ishonchsizlik emas — bu ikkinchi ko'z tamoyili, u odamni gumondan ham himoya qiladi.

Ikki tez-tez uchraydigan muammo

Ochiq hisoblar

Smena oxirida zalda yopilmagan hisoblar qolishi mumkin: mehmon hali o'tiribdi. Ular yo'qolib ketmasligi kerak — keyingi smenaga uzatilishi va shu yerda ko'rinib turishi lozim.

Yopilmagan smena

Ba'zan smena umuman yopilmaydi va ertasiga davom etadi. Natijada bir kunlik hisobot ikki kunni qamrab oladi, solishtirish buziladi. Smena uzoq ochiq qolsa — bu darhol ko'rinadigan signal bo'lishi kerak.

Kun va smena bir narsa emas

Restoranda operatsion kun ko'pincha yarim tundan keyin tugaydi. Agar hisobot astronomik kun bo'yicha yig'ilsa, tungi savdo ertangi kunga tushadi. Shuning uchun kun boshlanish vaqti alohida belgilanadi va smenalar shu kunga bog'lanadi.

Inkassatsiya va kassadan chiqim

Farqning katta qismi sotuvdan emas, hujjatsiz chiqimdan tug'iladi. Kun davomida kassadan pul olinadi: bozorlikka, kuryerga, taksiga, singan idish o'rniga. Agar bu yozilmasa, kechqurun kassa kam chiqadi va sababini hech kim eslay olmaydi.

Ishlaydigan tartib:

• Kassadan olingan har summa o'sha zahoti qayd etiladi: qancha, kimga, nima uchun
• Chek yoki qo'lyozma tilxat yashiqning o'zida saqlanadi
• Inkassatsiya belgilangan chegaradan oshganda qilinadi, kun oxirini kutmasdan — katta summaning yashiqda turishi keraksiz xavf
• Har inkassatsiya ikki kishi ishtirokida rasmiylashtiriladi

Alohida qoida: kassadan qarz berish taqiqlansin. «Ertaga qaytaraman» degan summa hech qaysi hisobotda ko'rinmaydi va aynan shu odat vaqt o'tib jiddiy kamomadga aylanadi.

Nimadan boshlash kerak

1. Smenani kassa apparatiga bog'lang, kassirga emas
2. Har smena boshida razmenni yozib qo'ying
3. Kun o'rtasida bir marta X-hisobot va oraliq sanoq kiriting
4. «Avval sanash, keyin ko'rish» tartibini qat'iy qiling
5. Har farqqa izoh talab qiling va oy oxirida ularni birga o'qing
6. Farqni kassirlar kesimida kuzating — bir hafta ichida manzara ko'rinadi

Bu tartibni qog'ozda yuritish mumkin, lekin xatolar aynan qo'lda ko'chirishda tug'iladi. VKassa'da smena kassa apparatiga bog'lanadi, X va Z hisobot to'lov turlari bo'yicha ajratilgan holda chiqadi, kassir sanagan summa tizimdagi raqamdan oldin kiritiladi va farq izohi bilan birga saqlanadi.